받은 편지함을 정리하는 것은 은행 계좌 명세서를 작성하고 정크 서랍을 정리하는 것 사이에서 우리 대부분이 우리가 취해야 할 태클 (나중에 나열한 것)에 던져 넣는 작업입니다. 하지만 왜?

왜냐하면 인간은 거꾸로 보지 않으면 아무 것도 할 수 없다.

받은 편지함 조직을 최우선 순위로 만드는 이유는 다음과 같습니다. 더 행복하고 평화 롭고 생산적인 사람이 될 것입니다.

몇 년 전 래디 카티 (Radicati)가 실시한 연구에서 연구원들은 평균 근로자가 2015 년까지 하루에 약 125 개의 이메일을 송수신 할 것이라고 예측했다. 이는 일년에 약 45, 625 건의 이메일 ( "graymail"포함)이지만 개인 이메일은 포함되지 않는다. 친구가 있다면, 그 숫자를 늘릴 수 있습니다. 시간이 오래 걸리면 어떻게 될까요?



2012 년 맥킨지 & 컴퍼니 (McKinsey & Company) 보고서에 따르면 사람들은 일주일에 약 28 %를 읽고 이메일을 읽는 것으로 나타났습니다. 일주일에 대략 12 시간입니다. 나는 너를 모른다.하지만 그 수를 반으로 줄이면 나는 요가에 갈 길을 더 가질 수있다.

그러나 그것은 당신의 시간을 자유롭게하는 것 이상의 것입니다. 나는 당신의받은 편지함이 당신의 마음 상태를 표현한다고 믿습니다. 그리고 그것을 깨끗하게하는 것은 정신적 혼란을 물리 치는 것과 관련된 평화에 관한 것입니다. 이런 식으로 이메일에 대해 생각하기 시작하면 갑자기받은 편지함을 제어하는 ​​것이 중요하다는 것을 알게됩니다. 시작하기위한 몇 가지 단계가 있습니다.

1. 어려운 질문을하십시오. 자기 반성이받은 편지함과 관련이 있는지 궁금 할 것입니다. 모든 것, 정말로. 겉감은 속옷의 표정입니다. 받은 편지함을 마음의 상태를 반영한 ​​것으로 생각하면받은 편지함이 왜 통제 불능 상태에 빠지게되었는지, 그리고 다른 것들이 내 인생의 통제 불능 상태에 빠지게 될지 스스로 자문 해보십시오. 대답은 너무 많이 지나치게 간단하거나 심각한 경력 변화를 피하는 것만 큼 심각한 것일 수 있습니다. 이러한 문제를 파악하고 직면하는 것이 전체 프로세스 중 가장 어려운 부분 일 수 있습니다. 정직하게 대답하면 정신적으로나 감정적으로 그 일에 착수 할 준비가됩니다.



2. "RDFS"읽지 않은 전자 메일. 그녀의 저서 「 Bird by Bird : 글쓰기와 삶을위한 지침」 에서 Anne Lamott은 어린 시절 동생이 한때 조류에 관한 학교 프로젝트에 압도 당했던 것을 회상합니다. 그녀의 아버지는 그녀의 형제에게 "bird by bird"라는 프로젝트를 맡기로했다. 그래서 그는 거대한 작업에 겁 먹지 않을 것이다. 이동하려면 읽지 않은 이메일이 많을 수 있습니다. 당신은 새에 의해 새를해야합니다. 할 일에 대해 생각하지 마십시오. 정신 건강을 위해이 작업을 수행하고 있음을 기억하면서받은 편지함을 조금씩 버리십시오. 각 이메일을 모두 목적으로 보는 것이 뭔가를 성취 한 것처럼 느낄 수 있습니다. "RDFS"는 쉽게 할 수 있습니다. 모든 새로운 이메일이 네 가지 액션 중 하나를 필요로한다고 말한 전직 상사의이 멋진 머리 글자를 수정했습니다. 즉각적인 응답, 응답하지 않고 삭제, 후속 조치 또는 후속 참조를 위해 저장합니다. 새 이메일마다 네 가지 선택 만있을뿐입니다. 우유부단 함과 무력감을 확산시키고, 읽지 않은 이메일을 정렬하고 생산성을 높이는 데 필요한 시간을 줄여줍니다. 5, 000 개의 읽지 않은 전자 메일 (또는 번호가 무엇이든 상관없이 ... 여기에 아무런 결론이 없음)을 통과 할 때 많은 수의 사용자가 "후속 조치"또는 "향후 참조를 위해 저장"범주에 속할 수 있지만 중요 한 다음 단계 당신을 위해 일하는 조직 시스템을 마련하는 것입니다.



3. 남은 것을 정리하십시오. 결코 나를 놀라게하는 것을 멈추지 않고 우리가 조직의 약속에 얼마나 기대를 걸 었는지. Inbox라는 Google의 새로운 이메일 서비스는 "이메일을 할 일 목록 모델"로 채택하여 이메일을 "고정", "일시 중지됨"또는 "완료"범주로 정렬하고 많은 수의 이메일을 "번들"로 수집 할 수 있습니다. 받은 편지함을 더 잘 관리 할 수있게 해줍니다. 네, 정말 사용하기 쉽지만 미끄러 워서 유혹 당하지 마십시오. 받은 편지함을 깨끗하게 처리 할 필요 가 없습니다. 이 과정을 더 쉽게 만들 수있는 마술 생활 해킹은 없습니다. 그러나 여기에 좋은 소식이 있습니다. 바보 같은 공식이 있습니다. 받은 편지함을 없애기 위해서는 시스템을 개발하고 일관성을 유지해야합니다. 당신이 그것을 할 수 있다면, 당신은 황금이에요. 내가 어떻게하는지. 나는 모든 메일에 대해 하나의 Gmail받은 편지함을 사용하고, "RDFS"- 내 새 이메일을 보낸 후에, "내 미래의 참조 용으로 저장 "Gmail의 폴더를 사용하는 이메일은 색상으로 구분되고 중첩 될 수 있습니다. 적절한 폴더가 없으면 새로 만듭니다. 현재 65 개의 활성 폴더가 있습니다. (대부분의 이메일 서버는 Gmail을 사용하지 않는 경우에도 비슷한 기능을 수행 할 수 있습니다.) 그런 다음, 받은 편지함에 보관 된 "후속 조치"이메일 주소를 알려줍니다. 그것은 개인적으로 나를 압도 당한다.) 그 "follow-up"이메일에 내 작업이 필요한 경우, Google 캘린더 (예 : "Lisa와 점심 식사 장소 선택"또는 "Excel 스프레드 시트를 내 상사에게 보냄")에 "작업"을 작성하고 기한을 추가하십시오 그 작업에 필요한 경우 알림을 받게됩니다. 그렇게해서 나는 한밤중에 내가 잊어 버린 것을 걱정하지 않는다. 진심으로, 좋은 밤잠을 보내실 가치가 있습니다. 자신의 조직 프로토콜을 개발하라. 편안하고 지속 가능한 모든 방법을 사용하면 효과적입니다.



4. 빅 락 우선 태클하기. 성공한 사람들의 7 가지 습관 을 쓴 스티븐 코비 (Stephen Covey)에 따르면, "인생의 커다란 바위"는 당신이 먼저 두지 않는다면, 결코 그들에게 다가 가지 않을 것이라는 것입니다. 그러나, 그들은 종종 가장 중요합니다. 그리고 우리가 그들을 피할 때, 그들은 정신적으로 그리고 정서적으로 우리를 심하게 압도합니다. 이메일에 큰 바위의 은유를 적용하면, 작은 입자의 모래를 다루는 온라인으로 대부분의 시간을 즉각적으로 요구하는 긴급한 이메일을 보내는 것이 얼마나 쉬운지를 알 수 있습니다 우리가 진지하게 생각하거나해야하는 이메일 - 생산성을 환상적으로 보여주고 커다란 돌을 던지십시오. 그 큰 암석들이 우선 순위가 낮아질수록 우리를 위해 불안감을 유발할 수 있습니다. 큰 바위 이메일을 먼저 다루겠다고 서약함으로써 잠재적 인 스트레스를 분산시킵니다. 항상. 더 어렵고 시간이 많이 걸리는받은 편지함 항목을 먼저 처리하는 것은 역설적 인 것처럼 보일 수 있지만, 이메일이 무엇을 필요로하는지 파악하는 데 시간을 투자하면 장기간에 걸쳐 시간과 스트레스를 줄일 수 있습니다. 어깨 장력 릴리스, 깨끗한받은 편지함에 감탄, 다시 채우기 시작합니다. 그런 삶입니다. 그러나 압도 당하지 마십시오. 깊은 청결은 끝났으며, 그것은 어려운 부분입니다. 유지 보수는 이제 바보 같은 시스템이있는 쉬운 부분입니다. 나는 생산적인 날들과 평화로운 밤이 당신의받은 편지함을 계속해서 뒤죽박죽이되게하는 데 필요한 동기가 될 것이라고 말하면서 경험으로 말합니다.